Jouw privacy verdient aandacht. Zeker wanneer je niet alleen contactgegevens, maar ook persoonlijke of gezondheidsinformatie deelt. In deze verklaring lees je welke gegevens Diana Helbers verwerkt, waarom dat gebeurt en welke rechten je hebt.
1. Wie is verantwoordelijk?
Diana Helbers is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens binnen haar praktijk en website.
Contactgegevens
Diana Helbers
Maasweg 2
3233 XE Oostvoorne
Telefoon: 06 – 42 46 77 75
E-mail: info@dianahelbers.nl
Website: www.dianahelbers.nl
KvK-nummer: 24189903
2. Voor wie geldt deze verklaring?
Deze privacyverklaring geldt voor bezoekers van de website, cliënten, coachingdeelnemers, werknemers in werkgeverstrajecten, cursisten, klanten die producten kopen en mensen die contact opnemen of een afspraak aanvragen.
3. Welke gegevens verwerkt Diana?
Afhankelijk van je contact met Diana kunnen de volgende gegevens worden verwerkt:
naam, adres, woonplaats, geboortedatum en contactgegevens;
afspraak-, communicatie- en correspondentiegegevens;
bedrijfsnaam, functie en gegevens van een zakelijke opdrachtgever;
factuur-, betaal- en administratieve gegevens;
bestel-, product-, verzend- en retourgegevens;
cursusinschrijvingen, aanwezigheid en voortgang;
intakegegevens, hulpvragen, gezondheidsgegevens, medische voorgeschiedenis, medicatie, behandelnotities en andere informatie die nodig is voor kinesiologie of een andere zorgdienst;
coachingdoelen, voortgang en korte werknotities;
informatie over ouderlijk gezag en toestemming bij minderjarigen;
technische gegevens, zoals IP-adres, apparaatgegevens, websitegebruik en cookievoorkeuren;
gegevens die je zelf via WhatsApp, telefoon, formulieren of andere communicatie deelt.
Diana vraagt niet meer gegevens dan redelijkerwijs nodig is. Deel via WhatsApp bij voorkeur geen uitgebreide medische of zeer gevoelige informatie, tenzij daarover een passende afspraak is gemaakt.
4. Waarom worden gegevens verwerkt?
Diana gebruikt persoonsgegevens voor de volgende doelen:
reageren op vragen en aanvragen;
plannen, bevestigen, wijzigen en annuleren van afspraken;
uitvoeren van coaching, Rust & Herstel, kinesiologie en werkgeverstrajecten;
opstellen en bijhouden van een behandeldossier wanneer dat nodig of verplicht is;
zorgvuldig behandelen, begeleiden, doorverwijzen en bewaken van contra-indicaties en veiligheid;
afhandelen van betalingen, facturen en financiële administratie;
aannemen, leveren en retourneren van bestellingen;
organiseren en uitvoeren van cursussen en workshops;
bieden en beheren van een online leeromgeving zodra die daadwerkelijk wordt gebruikt;
afhandelen van vragen, klachten, incidenten en geschillen;
beveiligen, onderhouden en verbeteren van de website;
voldoen aan wettelijke verplichtingen en beroepsregels.
5. Op welke grondslagen gebeurt dit?
Diana verwerkt gegevens alleen wanneer daarvoor een geldige grondslag bestaat. Dat kan zijn:
uitvoering van een overeenkomst: bijvoorbeeld voor een afspraak, traject, cursus of bestelling;
wettelijke verplichting: bijvoorbeeld voor de fiscale administratie, een behandeldossier of verplichtingen vanuit zorgwetgeving;
gerechtvaardigd belang: bijvoorbeeld voor praktijkbeveiliging, zakelijke administratie, het beantwoorden van bestaande contacten of het verbeteren van de dienstverlening, na afweging van jouw privacybelang;
toestemming: bijvoorbeeld voor een niet-noodzakelijke opname, publicatie van een herkenbare ervaring of bepaalde cookies;
zorgverlening en behandeling: voor gezondheidsgegevens wanneer verwerking noodzakelijk is voor de behandeling, goede zorg of het beheer van een zorgsysteem en de wet dit toestaat.
Wanneer verwerking op toestemming berust, kun je die toestemming altijd intrekken. Dit maakt eerdere rechtmatige verwerking niet ongedaan.
6. Gezondheidsgegevens en behandeldossier
Gezondheidsgegevens zijn bijzondere persoonsgegevens. Diana verwerkt deze alleen wanneer dat nodig en toegestaan is voor zorgvuldige behandeling of begeleiding.
Het kinesiologische behandeldossier kan onder meer intakegegevens, relevante gezondheidsgeschiedenis, hulpvragen, behandelnotities, adviezen en correspondentie bevatten.
Toegang is beperkt tot Diana en, wanneer dat noodzakelijk en toegestaan is, zorgvuldig gekozen dienstverleners of waarnemers met een geheimhoudingsplicht.
Informatie wordt niet zonder geldige grondslag gedeeld met een huisarts, specialist, andere behandelaar, verzekeraar, werkgever of familielid.
7. Minderjarigen
Bij kinderen en jongeren verwerkt Diana gegevens volgens de wettelijke leeftijdsgrenzen, het ouderlijk gezag en de regels voor toestemming en informatie.
Tot twaalf jaar worden rechten in beginsel uitgeoefend door de gezagdragende ouder(s) of voogd.
Van twaalf tot en met vijftien jaar spelen zowel de jongere als de gezagdragende ouder(s) of voogd een rol.
Vanaf zestien jaar oefent de jongere de privacyrechten rond het behandeldossier in beginsel zelf uit.
Diana verzamelt niet bewust via de algemene website gegevens van kinderen zonder passende toestemming. Ouders wordt gevraagd betrokken te zijn bij online contact van jonge kinderen.
8. Werkgeverstrajecten
Wanneer een werkgever een traject betaalt, blijft de inhoud van de begeleiding vertrouwelijk.
Diana deelt zonder geldige toestemming geen coachinginhoud, gezondheidsgegevens of persoonlijke conclusies met de werkgever.
Praktische informatie, zoals planning, aanwezigheid en facturatie, kan worden verwerkt en gedeeld voor zover dit nodig, vooraf duidelijk en wettelijk toegestaan is.
Een inhoudelijke terugkoppeling wordt altijd vooraf met de deelnemer besproken en alleen gedeeld binnen de verleende toestemming en wettelijke grenzen.
9. Met wie kunnen gegevens worden gedeeld?
Diana verkoopt geen persoonsgegevens. Zij kan gegevens delen met partijen die nodig zijn voor haar praktijk, zoals:
Salonized voor afspraken, klantadministratie en, afhankelijk van het gebruik, cliëntgegevens;
WhatsApp/Meta voor praktische communicatie wanneer jij dat kanaal gebruikt;
e-Boekhouden en eventueel een boekhouder of accountant voor financiële administratie;
banken en aanbieders die betaalverzoeken verwerken;
websitehosting, technisch beheer en beveiligingsdienstverleners;
Google Analytics voor websiteanalyse, voor zover toegestaan en afhankelijk van je cookievoorkeur;
een post- of pakketvervoerder voor verzending van producten;
een klachtenfunctionaris, geschilleninstantie, beroepsvereniging, verzekeraar, toezichthouder of juridisch adviseur wanneer dit nodig en toegestaan is;
een andere zorgverlener of waarnemer met jouw toestemming of op een andere geldige wettelijke grondslag.
Met verwerkers worden waar nodig verwerkersafspraken gemaakt. Ontvangers krijgen alleen gegevens die voor hun taak noodzakelijk zijn.
10. Verwerking buiten de Europese Economische Ruimte
Sommige leveranciers, zoals Google of Meta, kunnen gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken. Diana kiest waar mogelijk passende instellingen en waarborgen. Welke regels en waarborgen een leverancier toepast, staat ook in de privacyinformatie van die leverancier.
11. WhatsApp
Diana gebruikt WhatsApp voor afspraken, korte vragen en praktische afstemming.
WhatsApp is geen spoed- of crisisdienst en is niet het voorkeurskanaal voor uitgebreide medische informatie.
Informatie die noodzakelijk is voor een behandeling of afspraak kan worden overgenomen in de passende administratie of het cliëntendossier.
Berichten worden niet langer bewaard dan nodig voor het doel, tenzij de inhoud onderdeel moet blijven van een dossier, overeenkomst of wettelijke administratie.
12. Website, cookies en Google Analytics
De website gebruikt noodzakelijke cookies om goed en veilig te functioneren.
Google Analytics wordt gebruikt om inzicht te krijgen in het gebruik van de website, zoals bezochte pagina’s, globale herkomst, apparaat en bezoekduur.
Voor analytische cookies waarvoor toestemming nodig is, wordt vooraf toestemming gevraagd via de cookie-instellingen. Je kunt toestemming weigeren of later intrekken.
Een Meta/Facebook Pixel is alleen actief als deze technisch is ingesteld en, waar nodig, pas nadat toestemming is gegeven. Als Diana deze inzet, worden deze privacyverklaring en de cookie-informatie vooraf bijgewerkt. Links naar Facebook en Instagram leiden naar externe platforms met een eigen privacybeleid.
Ingesloten onderdelen, zoals een kaart of video, kunnen pas na jouw keuze gegevens met de betreffende aanbieder delen wanneer daarvoor toestemming nodig is.
De actuele cookies en instellingen moeten overeenkomen met de cookiebanner of het cookie-overzicht op de website.
13. Bewaartermijnen
Diana bewaart gegevens niet langer dan nodig of wettelijk verplicht. Als uitgangspunt gelden:
kinesiologische behandeldossiers: in beginsel twintig jaar vanaf de laatste wijziging, of langer wanneer de wet of goede zorg dit vereist;
financiële administratie, facturen en fiscaal relevante bestelgegevens: in beginsel zeven jaar;
coaching- en trajectgegevens die geen medisch dossier vormen: in beginsel maximaal vijf jaar na afronding, tenzij langer bewaren nodig is voor een geschil of wettelijke verplichting;
gegevens van losse aanvragen die niet tot een overeenkomst leiden: in beginsel maximaal één jaar na het laatste contact;
cursusadministratie: in beginsel maximaal twee jaar na afloop, behalve gegevens die onder de fiscale bewaarplicht vallen;
WhatsApp- en overige correspondentie: zolang nodig voor contact, uitvoering, dossier of bewijs, met periodieke opschoning;
website- en cookiegegevens: volgens de termijnen in het actuele cookie-overzicht en de instellingen van de betreffende dienst.
Wanneer verschillende termijnen gelden, wordt de langste noodzakelijke wettelijke termijn gevolgd.
14. Beveiliging
Diana neemt passende technische en organisatorische maatregelen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging. Daarbij horen onder meer toegangsbeveiliging, zorgvuldige inrichting van systemen, beperkte toegang en afspraken met leveranciers.
Geen enkel digitaal systeem is volledig zonder risico. Ontstaat toch een datalek, dan wordt dit onderzocht, vastgelegd en waar nodig gemeld aan de Autoriteit Persoonsgegevens en betrokken personen.
15. Jouw privacyrechten
Je hebt, afhankelijk van de situatie, recht op:
informatie over de verwerking;
inzage in je persoonsgegevens;
correctie van feitelijke onjuistheden;
verwijdering van gegevens wanneer geen geldige reden bestaat om ze te bewaren;
beperking van verwerking;
bezwaar tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang;
overdraagbaarheid van gegevens wanneer de wet dat bepaalt;
intrekking van toestemming;
een afschrift en andere rechten rond een behandeldossier.
Stuur een verzoek naar info@dianahelbers.nl. Diana reageert in beginsel binnen één maand. Bij een ingewikkeld verzoek kan deze termijn volgens de AVG worden verlengd; je wordt daar binnen de eerste maand over geïnformeerd.
Diana kan om aanvullende informatie vragen wanneer zij redelijkerwijs moet controleren of het verzoek van jou komt. Er wordt niet standaard om een volledige kopie van een identiteitsbewijs gevraagd. Als identificatie nodig is, worden onnodige gegevens afgeschermd.
Het recht op verwijdering is niet absoluut. Gegevens kunnen bijvoorbeeld bewaard moeten blijven vanwege een wettelijke dossier- of administratieplicht of voor de vaststelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering.
16. Klacht over privacy
Bespreek een privacyvraag of klacht bij voorkeur eerst met Diana via info@dianahelbers.nl. Je hebt daarnaast het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.
Gaat de klacht over de verwerking van gegevens binnen complementaire zorg, dan kan ook de Klachtenregeling van Diana Helbers van toepassing zijn.
17. Wijzigingen
Diana kan deze privacyverklaring aanpassen wanneer de werkwijze, systemen, diensten of wetgeving veranderen. De nieuwste versie staat altijd op www.dianahelbers.nl. Zodra een webshop, system.io, nieuwsbriefsysteem, Meta Pixel of online leeromgeving daadwerkelijk wordt gebruikt, wordt deze verklaring zo nodig vooraf bijgewerkt.